lunes, 28 de noviembre de 2011

Unidad 7: ESTRATEGIAS PARA INSTALAR NUEVAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y TELECOMUNICACIONES (TIT) EN LAS EMPRESAS

1. Indique tres de los posibles errores, usted considere más importantes a evitar, en el momento de implementar las nuevas tecnologías en una empresa.

·         Las nuevas tecnologías no sustituyen la idea del negocio, los objetivos y metas que se desea alcanzar con la empresa.

·         No es recomendable concebir las nuevas tecnologías e Internet, como una moda o una forma de estar al día. Lo saludable es acompañar la decisión de una evaluación y de un análisis lo más detallado posible en torno a las facilidades, posibilidades y pasos que es necesario adelantar para lograr una instalación exitosa.

·         La instalación de las TIT en la empresa conlleva cambios en la organización y en la gerencia y, en tal sentido, no deben concebirse como algo que se añade a la forma en que tradicionalmente se ha gerenciado la organización. Hacerlo de este modo es un camino que garantiza el fracaso.

2. Indique las ventajas que facilitan la instalación de las TIT en las PyME.

a. Las empresas pequeñas y medianas carecen de una burocracia excesiva y ello facilita el proceso de toma de decisiones.

b. Las micro, pequeñas y medianas empresas operan muy cerca del mercado y los clientes. Esta característica las dota de una sensibilidad especial para evaluar el mercado y los cambios que en él se producen.

c. Esta cercanía con el mercado las obliga a dotarse de una flexibilidad de respuesta y adaptación, de la que en general adolecen las grandes empresas. Igualmente, esta proximidad con el mercado las prepara para obtener y procesar información de un modo más rápido.

4. Indique qué se pretende obtener y analizar con cada una de las fases de la metodología. Además, especifique que se obtiene de los datos en las encuestas que usted ha realizado en la empresa. Hágalo por cada encuesta: #1, #2a, #2b, #3, #4a, #4b, #5a, #5b, #5c, #6a, #6b y #6c.

      a. Promover el uso de las TIT en la micro, pequeñas y medianas empresas del país.

   b. Dotar al empresario de criterios y herramientas que le permitan evaluar las posibilidades que Internet ofrece a las empresas de menor dimensión. Igualmente, suministrar información y proporcionar elementos que le permitan al empresario visualizar los efectos e impactos que su uso provocará en la empresa.

     c. Desarrollar de manera sistemática las distintas fases y procesos que el empresario debe considerar para asegurar la instalación exitosa de las nuevas tecnologías en Internet en la empresa.

     d. Elaborar una guía de preguntas que opera como instrumento de auto diagnóstico. Las respuestas del empresario a las interrogantes planteadas en el instrumento, va a permitir ubicar a la empresa en el nivel de desarrollo en el que se encuentra.

     e. Facilitar el diseño de la estrategia para la instalación de las nuevas tecnologías.

Además, especifique que se obtiene de los datos en las encuestas que usted ha realizado en la empresa. Hágalo por cada encuesta: #1, #2a, #2b, #3, #4a, #4b, #5a, #5b, #5c, #6a, #6b y #6c.

ENCUESTA # 1
Fase 1. Superando Barreras
PREGUNTAS
SI
POCO
NADA
1
¿Posee el dueño, gerente o director de la empresa información del sector en el que opera?
100%


2
¿Posee el dueño, gerente o director de la empresa información de cuáles son las tendencias del sector con respecto a las nuevas tecnologías?
50%
50%

3
¿Recibe el dueño, gerente o director de la empresa información periódica acerca de las tendencias, productos y servicios que es posible conseguir en la red?
50%
50%

4
¿Participa periódicamente en seminarios, talleres, cursos sobre el nuevo tema de las nuevas tecnologías en Internet?
25%

75%
5
¿Está suscrita la empresa a revistas e instituciones que suministran información periódica y actualizada en el área de la empresa?

25%
25%
6
¿Es consciente el dueño, gerente o director de la empresa de los beneficios que brinda la instalación de las nuevas tecnologías en la empresa?
25%
50%
25%
7
¿Conoce los beneficios que han alcanzado aquellas empresas del ramo o similares dotados de las nuevas tecnologías e Internet?
25%
50%
25%
8
¿Puede colocar en cifras o en datos cualitativos los beneficios esperados?

25%
75%
9
¿Incentiva actividades destinadas a promover el conocimiento y uso de las nuevas tecnologías de la información y la telecomunicación?

75%
25%
10
¿Tiene la empresa contactos, acuerdos con empresas proveedoras de servicio de asesoría y asistencia técnica en el ámbito de las nuevas tecnologías e Internet?

25%
75%
11
¿Ha establecido contactos con universidades y centros especializados para mejorar su conocimiento de las nuevas tecnologías?
25%

75%
12
¿Ha establecido contacto con organizaciones no gubernamentales y del estado que trabajan en el área de la empresa y las nuevas tecnologías?
25%

75%
13
¿Posee información de instituciones del gobierno que apoya a la PYME en el desarrollo de las nuevas tecnologías?


100%
14
¿Dispone la empresa de un plan de negocio por escrito o se encuentra este en la mente del empresario?
75%
25%

15
¿Utiliza algunas de las facilidades y programas básicos para construir un plan?
75%
25%

16
¿Accede a fuentes de información para capturar datos que justifiquen el plan?
75%
25%

17
¿Realiza búsquedas de información a través de Internet para formular el plan?
75%
25%


                                                                                                               TOTAL                         36,76%     26,47%        36,76%
Fuente: Páez, T. (2008). Nuevas Tecnologías de Información en las PyME.

En la primera encuesta aplicada se logro obtener información donde el 100% de los encuestados afirman que el dueño posee y maneja la información requerida para realizar la actividad económica que desarrolla, del resto de los ítems las respuestas están divididas en diferentes porcentajes puesto que en opiniones divididas señalan que se tiene información de las tecnologías que se pueden utilizar en este ramo, que a pesar de recibir poca información sobre las tecnologías se tiene en claro los posibles beneficios que se pudieran obtener si se decidiera a implantar tecnología.

Observando a otras empresas de la rama que utilizan tecnología en el área informática son pocos los beneficios que se han determinado, no conocen las propuestas gubernamentales que promuevan las tecnologías en apoyo a las PYME.

Lo positivo que se observo es que utilizan el internet, están interesados en realizar cambios y adaptarse a las nuevas tecnologías con el fin de optimizar sus procesos.


ENCUESTA # 2a
Fase 2. La Decisión
PREGUNTAS
SI
POCO
NADA
1
¿Es consciente del propósito, objetivos y metas que persigue con la instalación de Internet?
75%
25%

2
¿Conoce las principales tendencias en el uso de las nuevas tecnologías en su sector de actividad económica?
25%
75%

3
¿Es consciente el empresario de los impactos que las nuevas tecnologías provocarán, sin duda, en su empresa?
50%
50%

4
¿Cuenta la empresa con el personal clasificado o será necesario prepararlo para ser uso de la nueva tecnología?
50%
25%
25%
5
¿Existen procesos que será necesario modificar como consecuencia de la instalación de Internet en la empresa?
25%
50%
25%
6
¿Es consciente de los cambios que provocará la tecnología en las áreas seleccionadas?
75%
25%

                                                                                                                              TOTAL             50%        41,67%     8,33%
Fuente: Páez, T. (2008). Nuevas Tecnologías de Información en las PyME.

En opiniones divididas se obtuvo de esta encuesta que los participantes están conscientes de que al optar por la inclusión de tecnologías nuevas e internet se tendrán que realizar cambios en la forma y manera en la que se viene trabajando, reconocieron que hay que capacitar al personal en los conocimientos de las nuevas tecnologías.



ENCUESTA # 2b
Fase 3. Caracterización de la situación actual de la empresa

PREGUNTAS
SI
NO
1
¿Dispone la empresa de los equipos básicos como teléfono, fax, entre otros?
100%

2
¿Utiliza equipos como celulares en la gestión de la empresa para la comunicación interna, el mercadeo, la relación con proveedores?
100%

3
¿Posee computadoras?
100%

4
¿Dispone la empresa de equipos de impresión?
100%

5
¿Dispone de equipos portátiles?
75%
25%
6
¿Utiliza la empresa correo electrónico?
100%

7
¿Dispone la empresa de software actualizado?
100%

8
¿La empresa posee conexión a Internet?
100%

9
¿Los equipos de los que dispone la empresa operan en red interna o de manera aislada?
50%
50%
10
¿Cuenta la empresa con proveedores de servicios de mantenimiento?
100%

11
¿Posee la empresa capacidad interna de mantenimiento de equipos?

100%
12
¿Cuenta la empresa con equipos de seguridad para proteger la información que maneja diariamente?

100%
13
¿Se justificaría realizar alguna inversión en seguridad?
100%

14
¿El capital humano de la empresa posee un adecuado nivel de preparación con respecto al uso de las nuevas tecnologías?
75%
25%
                                                                                                                                            TOTAL       78,57%    21,43%
Fuente: Páez, T. (2008). Nuevas Tecnologías de Información en las PyME.

La opción si obtuvo la mayoría de las respuestas logrando como resultado poder observar un estado positivo en el uso de herramientas de tecnología como son fax, teléfonos fijos y celulares, el correo electrónico, equipos fijos y portátiles, internet para los procesos mayormente administrativos, la afirmativa de que están dispuestos a invertir en tecnología, y en lo negativo se observo que no cuentan con servicio interno de personal que pueda realizar mantenimiento interno y se refleja nuevamente la necesidad de capacitar y actualizar al personal en uso y manejo de tecnologías.

ENCUESTA # 3 Desarrollo de proveedores
Fase 4. Evaluar y Preparar a la organización para Internet

PREGUNTAS
MUCHO
POCO
NADA
1
¿Está satisfecha la empresa con los proveedores que tienen en la actualidad?
50%
50%

2
¿Considera necesario realizar la búsqueda y selección de nuevos proveedores?
50%
25%
25%
3
¿Utiliza Internet para llevar a delante la búsqueda y selección de proveedores?
50%
25%
25%
4
¿Posee la empresa suficiente información acerca de las posibles empresas proveedoras?
25%
50%

5
¿Es necesario complementar la información con nuevos datos que abran nuevas posibilidades de relacionarse con nuevos proveedores?
100%


6
¿Ha buscado información acerca de los costos, precios, diseños de los productos y servicios que ofrecen otras empresas proveedoras?
75%
25%

7
¿Está la empresa en la capacidad de establecer comparaciones en torno a productos, precios, calidades de empresas competidoras y de este modo justificar la selección realizada?
75%
25%

8
¿El número de empresas proveedoras con las que mantiene relación podría justificar utilizar nuevas tecnologías de información y telecomunicación?
75%
25%

9
¿Las empresas proveedoras con la que mantiene relación usan Internet?
75%
25%

10
¿Utilizan Internet como medio de comercialización?
75%
25%

11
¿Cuentan sus empresas proveedoras con página web??
25%
50%
25%
12
¿Desarrollan actividades de comercio electrónico

25%
25%
13
¿Ejercen algún tipo de presión las empresas proveedoras para que utilice nuevas tecnologías e Internet?
50%
25%
25%
14
¿Los pedidos que hace su empresa en términos de número y volumen justificarían la necesidad de conectarse a Internet?
75%
25%

15
¿El volumen de las facturas de compra que realiza podría justificar el uso de Internet?
75%
25%

                                                                                                           TOTAL                     55%              33,33%           11,67%
Fuente: Páez, T. (2008). Nuevas Tecnologías de Información en las PyME

La empresa esta medianamente satisfecha con los proveedores que tiene, pero le gustaría conocer más proveedores, en la actualidad algunos de los proveedores de la empresa manejan tecnología para dar a conocer sus productos, servicios y promociones, algunos de los proveedores exigen el uso del correo electrónico, se observo que algunos de los proveedores tienen sitios web.

La mayoría de los representantes de la empresa están seguros de que se pueden medir con empresas competidoras en su entorno destacándose en precios, calidad y servicio, aunque están medianamente satisfechos con los proveedores le gustaría conocer más proveedores.  


ENCUESTA # 4a Clientes, publicidad y mercadeo
Fase 4. Evaluar y Preparar a la organización para Internet

PREGUNTAS
MUCHO
POCO
NADA
1
¿Ejercen sus clientes individuales algún tipo de presión para instalar Internet en su empresa?
25%
50%
25%
2
¿Está muy extendido el uso de las nuevas tecnologías en el segmento de la actividad socioeconómica en el que se desempeña?

100%

3
¿Sus clientes empresariales ejercen algún tipo de presión para que haga uso de Internet a objeto de facilitar la relación entre negocios?
75%

25%
4
¿Sus volúmenes de ventas justifican la instalación de Internet en la empresa?
25%
50%
25%
5
¿La cantidad de pedidos es suficiente como para justificar la instalación de las  nuevas tecnologías?
100%


                                                                                                 TOTAL                               45%                 40%               15%
Fuente: Páez, T. (2008). Nuevas Tecnologías de Información en las PyME.

En el comercio de vidrios para automóviles en la región es muy poco lo que se maneja por medio de la tecnología, sin embargo las empresas aseguradoras son las que ejercen presión para que por lo mínimo se cuente con el manejo de correo electrónico, los clientes particulares han comentado que la empresa la han conocido por algunos medios en buscadores de internet, y por volumen de ventas se considera viable la instalación, uso y aprovechamiento del internet.

ENCUESTA # 4b Talento Humano
Fase 4. Evaluar y Preparar a la organización para Internet

PREGUNTAS
MUCHO
POCO
NADA
1
¿Conoce el grado de formación del talento humano?
50%
50%

2
¿Posee el nivel requerido de formación para el manejo de las aplicaciones que se pretende introducir en la empresa?
25%
50%
25%
3
¿Está al tanto de las necesidades de formación y actualización del talento humano?
25%
50%
25%
4
¿Está dispuesto a realizar la inversión requerida en la formación del talento humano?
100%


5
¿Conoce el monto de la inversión requerida?
25%
75%

6
¿Está dispuesto a utilizar Internet como medio de formación del talento humano?
100%


7
¿Utiliza Internet para contratar personal?


100%
8
¿Posee información acerca de las posibilidades de utilizar a Internet como medio de contratación de personal?
25%
25%
50
                                                                                                                     TOTAL           43,75%        31,25%         25%
Fuente: Páez, T. (2008). Nuevas Tecnologías de Información en las PyM
    
Se reconoce la necesidad de capacitar al personal en el uso y actualización de tecnologías e internet, la empresa está dispuesta a invertir en la formación del talento humano y aunque no se acostumbra a contratar personal por medio del internet, los encuestados muestran interés en conocer más sobre el tema.


ENCUESTA # 5a Administración y Gestión de Empresa
Fase 4. Evaluar y Preparar a la organización para Internet

PREGUNTAS
MUCHO
POCO
NADA
1
¿Qué grado de conocimiento posee el empresario acerca de los programas y facilidades para la gestión administrativa de la empresa?

75%
25%
2
¿Utiliza hojas de cálculo para mantener la información de la administración de la empresa?
25%
50%
25%
3
¿Utiliza la empresa algún programa administrativo?
50%
50%

4
¿Ha evaluado los beneficios que ha generado a la empresa utilizar las nuevas tecnologías para su administración?
75%
25%

5
¿Utiliza algún programa o alguna facilidad para llevar información del inventario, el manejo de nómina, las cuentas por cobrar y pagar, entre otros?
50%
25%
25%
6
¿Utiliza la banca electrónica para consultas, pagar nómina, realizar depósitos, entre otros?
50%
25%
25%
                                                                                                                      TOTAL          41,67%          41,67%         16,66%
Fuente: Páez, T. (2008). Nuevas Tecnologías de Información en las PyME

Las respuestas obtenidas en esta encuestas están muy divididas puesto que hay dos personas que conocen y utilizan tecnologías y otras dos personas que no tienen ningún tipo de manejo de las tecnologías, por lo tanto se puede resaltar que manejan un sistema administrativo para inventario, sueldos y salarios y demás operaciones administrativas, al igual que manejan algunas de las operaciones bancarias por el internet.

ENCUESTA # 5b Información
Fase 4. Evaluar y Preparar a la organización para Internet

PREGUNTAS
MUCHO
POCO
NADA
1
¿Busca información a través de Internet?
50%
25%
25%
2
¿Utiliza la información de Internet para estar actualizado en relación a los cambios del marco legal y normativa?
25%
50%
25%
3
¿Busca información de mercados y clientes?

75%
25%
                                                                                                                    TOTAL              25%             50%                25%
Fuente: Páez, T. (2008). Nuevas Tecnologías de Información en las PyME.

Se obtuvieron los resultados en gran mayoría en la opción de pocos, puesto que no todo el personal hace uso del internet, y los que hacen uso de esta herramienta de negocios destacaron que de poca manera buscan información por internet, se mantienen actualizados por este medio en cuanto a las modificaciones legales y la búsqueda de nuevos mercados o clientes. 

ENCUESTA # 5c Seguridad
Fase 4. Evaluar y Preparar a la organización para Internet
PREGUNTAS
MUCHO
POCO
NADA
1
¿Es consciente de importancia de la seguridad informática de su empresa?
25%
50%
25%
2
¿Está dotada la empresa de programas antivirus que puedan impedir el daño potencial de la información y los equipos?
100%


3
¿Protege la empresa sus datos e información?
25%
50%
25%
4
¿Cuáles instrumentos utiliza para proteger los datos?
ANTIVIRUS
5
¿Almacena y respalda la información?
25%
50%
25%
6
¿Realiza sistemáticamente copias de seguridad de la información y los datos de la empresa?
25%
50%
25%
7
¿Garantiza la seguridad de la información al interior de la empresa?
25%
50%
25%
8
¿Evita la información no deseada?

100%

                                                                                                                        TOTAL          32,14%           50%            17,86%
Fuente: Páez, T. (2008). Nuevas Tecnologías de Información en las PyME.

  Según las respuestas obtenidas se destaco la opción de poco, por lo que se puede considerar deficiente la importancia que se le da a la seguridad de los documentos o la información que tienen guardada en el equipo y aunque reflejan el manejo de antivirus corren un gran riesgo al descuidar esta parte tan importante.


ENCUESTA # 6a Cooperación y Asociatividad: Redes Empresariales
Fase 4. Evaluar y Preparar a la organización para Internet

PREGUNTAS
SI
NO
1
¿Los equipos de computación que posee la empresa están conectados en red?
 
100%
2
¿Los equipos de impresión están conectados en red?
25%

3
¿Cuenta la empresa con una política de acceso compartido a programas e información?

100%
4
¿Contempla establecer mecanismos de cooperación con otras empresas para adquirir insumos en mejores condiciones?
50%
50%
5
¿Ha considerado establecer formas de cooperación con otras empresas para realizar incursiones en el mercado internacional, en otros mercados?
25%
75%
                                                                                                                                        TOTAL      20%         80%
Fuente: Páez, T. (2008). Nuevas Tecnologías de Información en las PyME.

La opción del no se destaco mayormente en esta sección de la encuesta, por la misma razón de que están a mitad en cantidad de usuarios encuestados que hacen uso de equipos de tecnología, manejan el uso de un solo computador con internet e impresora conectada, tienen presente la posibilidad de compartir con la competencias ciertas estrategias para conseguir mejores precios en insumos y la posibilidad de salir a comerciar fuera del estado.


ENCUESTA # 6b Empresas Proveedoras de Nuevas Tecnologías
Fase 4. Evaluar y Preparar a la organización para Internet

PREGUNTAS
SI
NO
1
¿La empresa tiene contacto con las empresas proveedoras de nuevas tecnologías?

100%
2
¿Conoce lo que dichas empresas están haciendo para impulsar el uso de nuevas tecnologías?
75%
25%
3
¿Participa en algunos de sus programas de estímulo?

100%
4
¿Ha formulado solicitudes a los gremios que agrupan a estas empresas?

100%
                                                                                                                               TOTAL        18,75%      81,25%
Fuente: Páez, T. (2008). Nuevas Tecnologías de Información en las PyME.

     La empresa se muestra deficiente es esta sección de respuestas puesto que no se ha dedicado a tener contacto con empresas proveedoras de tecnologías, y aunque conoce las actividades de estas no ha optado por participar en alguna de ellas, no participa en programas de estímulos ni a solicitado ningún servicio de las empresas de este gremio.

ENCUESTA # 6c Gobierno Electrónico y Negocios
Fase 4. Evaluar y Preparar a la organización para Internet

PREGUNTAS
SI
NO
1
¿Tiene información acerca de las compras del Estado a través de Internet?
 25%
75%
2
¿Conoce de algún organismo que coloque información acerca de proyectos inversiones y requerimientos haciendo uso de la red?
75%
25%
3
¿Está preparada la empresa para hacer las ofertas a través de la red?
75%
25%
4
¿La respuesta a estas interrogantes obligará al empresario a reflexionar en torno a las medidas que deberá adoptar para asegurar la presencia en la red?
75%
25%
5
¿Conoce la existencia del pago de impuestos a través de Internet?
50%
50%
6
¿Está preparado para hacerlo?
50%
50%
7
¿Tiene conocimiento de los requerimientos, normas y mecanismos para hacerlo?

100%
                                                                                                                                     TOTAL     53,57%   46,43%
Fuente: Páez, T. (2008). Nuevas Tecnologías de Información en las PyME.
    
 Resultados con poca diferencia en comparación con las opciones, los representantes de la empresa señalan conocer las operaciones que se pueden realizar para declarar impuestos pero manifiesta no saber hacerlo, dice que está preparada o por lo menos interesada en hacer ofertas por medio de la red estando consciente de las medidas que tendrá que adoptar para asegurar su presencia en la red.

5. Indique y explique cuáles son los estadios posibles en el cual puede estar una empresa en cuanto a la Tecnología (Ver figura #1 y Tabla #4 del tema).








Sin infraestructura, desconectada: es decir que no cuenta con ningún tipo de equipo electrónico ni maneja la información de ellos, por lo que se considera desconectada del mundo de la tecnología e internet. 

Con conexión elemental: posee algún tipo de equipo electrónico como teléfono, fax, cámara, cuenta con algo de infraestructura pero sigue en la condición de desconectada.
Conectada: dispone de infraestructura, está conectada, utiliza el software básico y los programas generales y básicos.

Conectada aplicando software especializado: conectada aplicando software más especializado, haciendo uso de páginas web, comercio electrónico aprovechando al máximo las posibilidades que brinda el buen uso y la optimización de tecnologías.


6. Conclusiones del tema.

     A la hora de que la alta directiva decida realizar cambios tecnológicos en su organización debe enfocar en primer lugar sus objetivos, identificar en que se puede beneficiar u optimizar a través de esta inversión en cuanto a tecnología se refiere.

Las fases metodológicas sirven de guía para que el empresario paso por paso determine en primer lugar con lo que cuenta la empresa, que tecnología tiene, la capacitación de su personal, la disposición que tienen para realizar la inversión y los cambios que se van a dar al implementar tecnologías, todo se debe realizar pensando siempre en mejoras, que la tecnología se va a utilizar como apoyo para que colabore en lograr los objetivos.

Se debe de tener en claro que la implementación de tecnologías no se va a realizar por seguir una moda, ni que al implementarla se va a resolver de manera automática diversos aspectos.

Entre los propósitos de las metodologías para implementar las nuevas tit se tiene el promover el uso de las tit en las empresas pequeñas y medianas, colaborar al empresario a que por medio de las herramientas y criterios pueda evaluar el uso del internet.

Según la tecnología que utilicen las empresas se pueden clasificar en estadios o niveles tales como desconectados, conectada, conexión elemental y conectada al máximo, haciendo uso y aprovechamiento de este medio.

La adaptación de las nuevas tecnologías dependerá de la utilización que se le va a dar, de las necesidades de la empresa y de la decisión de sus directivos o dueños.





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